Demandes de soutien

Marche à suivre

L’association permet aux membres d’utiliser son nom pour la recherche de fonds, dans le cadre de projets respectant les règles suivantes et ayant été acceptés par l’assemblée générale.

Tout projet doit être présenté, sous la forme d’un dossier et par oral, lors de l’assemblée générale au cours de laquelle il est soumis au vote.

Le dossier écrit doit, au minimum deux semaines avant l’assemblée générale, avoir été transmis au responsable des projets. Celui-ci est tenu de prendre connaissance du dossier reçu et de vérifier son éligibilité selon les critères ci- dessous, avant l’assemblée générale.

Si le dossier ne répond pas aux critères, le responsable des projets en informera l’auteur, lui justifiant le refus. Le projet ne saurait alors être voté lors de l’assemblée générale.

Le projet ne doit en aucun cas :

Le dossier doit contenir :

Le matériel audio-visuel présent dans le budget ne doit pas être déjà possédé par l’association ou être similaire à du matériel déjà mis en location. Dans le cas contraire, le responsable du matériel contacte le membre présentant le projet, afin que celui-ci prouve la nécessité de l’achat.

Les projets sont d’office acceptés lors de l’assemblée générale. Si une personne déclare – pour juste motif – son opposition au projet, celui-ci est soumis au vote, à bulletin secret.

Les recherches de soutien sont uniquement assurées par l’initiateur du projet. L’AJV n’est en aucun cas responsable des recherches de fonds.

Les subventions ou soutiens obtenus pour le projet sont versés sur le compte bancaire de l’association et sont strictement réservés aux dépenses du projet. Tous les achats doivent correspondre au budget et être prouvés par une quittance. Une fois celle-ci remise au comité, la somme sera reversée au membre responsable du projet. Si l’achat ne correspond pas au budget et n’est pas jugé en rapport avec le tournage par le comité, il ne sera en aucun cas remboursé. Il est également possible d’effectuer les achats avec le compte bancaire de l’association à l’aide du trésorier, et d’ainsi éviter tout non-remboursement pour des achats ne correspondant pas au projet.

Les éventuels restes des subventions ou soutiens pour un projet ne devant pas être reversés aux donateurs seront reversés à l’association.

Tout matériel acheté avec les subventions ou soutiens, obtenus avec le nom de l’association, revient à l’association. Il sera alors mis à disposition pour la location, une fois le projet terminé.

Les créateurs du projet s’engagent à mentionner l’AJV autant que possible. L’AJV doit être mentionnée lors des contacts de presse et le logo officiel doit apparaître sur le site du projet ainsi que sur le matériel de communication lié au projet (cartons d’invitation, programmes, affiches, etc).

L’introduction vidéo officielle de l’AJV devra apparaître au début du produit final ; le logo officiel dans le générique.

Locations de matériel

Réglement

La location de matériel est réservée aux membres de l’association possédant une RC. Les locataires doivent signer le contrat de location à la prise du matériel.

Les réservations se font exclusivement par mail. La réservation n’est officialisée qu’à la réception d’un mail de confirmation. La résiliation ou les modifications d’une location doivent être annoncées au moins 24h avant la prise de matériel. Seuls les changements mineurs sont admis, sous acceptation du responsable de la location. Le cas échéant, le matériel sera facturé. La prise et le retour du matériel se font uniquement lors des horaires d’ouverture indiquées sur le site web officiel.

Le retour de matériel se fait à la date initialement prévue. Les prolongements sont uniquement possibles si le matériel est libre. En cas de retard sur le retour du matériel, les conditions suivantes s’appliquent :